30.06.2020

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Sollen im täglichen Behördenalltag große Daten an Kollegen, Projektpartner oder Bürger geschickt werden, kommen gängige E-Mail-Lösungen schnell an ihre Grenzen. Kaum eine ermöglicht den Versand von beispielsweise Bauplänen, Ausschreibungsunterlagen oder Konstruktionsdaten. Mangels Alternativen und oft unter Zeitdruck weichen Anwender auf Lösungen aus, die sie aus ihrem privaten Umfeld kennen: Public-Cloud-Lösungen wie Google Drive, Dropbox oder iCloud sind schnell gestartet und ermöglichen eine einfache Kommunikation mit dem Empfänger. Für den Anwender ist das Problem kurzfristig gelöst. Die rechtlichen und organisatorischen Folgen der sogenannten Schatten-IT können jedoch schwerwiegend sein.

Nutzen Verwaltungen oder Kommunen nicht autorisierte Lösungen, verliert die IT die Kontrolle über die Dateien, die dann auf öffentlichen Servern außerhalb der eigenen IT-Infrastruktur liegen. Damit wird häufig gegen Gesetze, die DSGVO sowie interne Compliance-Vorgaben verstoßen. Public Cloud-Dienste bieten nur ganz selten verschlüsselte Übertragung beziehungsweise Speicherung der Daten an. Hinzu kommt, dass die Server der gängigen Dienste in den Vereinigten Staaten stehen oder es sich um amerikanische Unternehmen handelt, die dazu verpflichtet sind, Daten im Zweifelsfall herauszugeben.

Um jederzeit die Kontrolle über den Datenfluss in der Behörde zu behalten, ist eine Lösung zum sicheren und vor allem einfachen Datentransfer heute ein Muss. Überall dort, wo Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit bei der Übertragung vertraulicher Daten gefragt sind, kommen Behörden an einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten nicht vorbei. Sie umfasst eine sichere Verschlüsselung des Transportweges sowie die Verschlüsselung der Nachricht und der angehängten Dateien.

Dabei spielt die eingesetzte Verschlüsselungstechnologie eine wichtige Rolle. Bei der Auswahl einer optimalen Lösung sollte darauf geachtet werden, dass wichtige Kriterien erfüllt werden: Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung muss BSI-konform und der verwendete Algorithmus als sicher eingestuft sein. Zudem sollte sie eine dem aktuellen Standard entsprechende Schlüssellänge verwenden. Die Software sollte sich unbedingt nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen, individuell an die Erfordernisse der Behörde anpassbar, nachvollziehbar und kostentransparent sein, sowie die Übertragung hoher Datenmengen ohne Größenlimit sicherstellen. Zudem garantiert eine optimale Lösung einen geringen Verwaltungsaufwand und entlastet die IT-Administratoren.

Der Softwarespezialist FTAPI bietet speziell Behörden eine Secure Content Plattform, die nicht nur sicher und einfach ist, sondern sich auch schnell in wichtige Kommunikationsprozesse integrieren lässt. Zu den zufriedenen Kunden zählen unter anderem die Städte Bayreuth, Nordhorn und Marburg, die Landkreise Emmendingen, Meißen und Celle, der Kanton Luzern, Statistik Austria sowie das Bayerische Landesamt für Steuern.

Durch die Integration von FTAPI in bestehende E-Mail-Systeme wie Outlook, bleibt der Austausch von beliebig großen Daten genauso einfach wie das Versenden einer ganz normalen E-Mail, wird aber um den Aspekt Sicherheit ergänzt.

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