17.05.2022

Die Stadt Vilsbiburg liegt im Süden des Landkreises Landshut und zählt mit seinen rund 12.500 Einwohnern und 152 Gemeindeteilen zu den größeren Verwaltungen in der Umgebung. Den Namen hat die Stadt dem durchfließenden Fluss „Große Vils" zu verdanken. Als attraktiver Wirtschaftsstandort bietet die Stadt, neben Einzelhandel und Handwerksbetrieben, auch Global Playern eine Heimat. Das reaktivierte Kennzeichen „VIB" des Altlandkreises Vilsbiburg freut neben den Bürgern auch die ansässige Automobil- und Automobil Zulieferer Industrie.

Kunde seit 2001

Die komuna beliefert das Rathaus nun schon über zwanzig Jahren mit Software-Lösungen. Funktionelle und nutzerorientierte Software für die Bereiche Meldewesen, Finanzwesen und Wahlen wurde über die Jahre mit einigen Zusatzmodulen erweitert.

Bsp.:
- 2007 Einführung von Online-Diensten
- 2008 Digitalisierung von Rechnungen und Bescheiden über das CIP-Archiv
- 2010 Intranet Bürgersuche
- 2013 Revisionssicherer Langzeitspeicher
- 2020 elektronische Anordnung

Die Stadtverwaltung bietet seinen über 50 Mitarbeitern ein modernes Arbeitsumfeld und seinen Bürgern digitale Alternativen zum klassischen Behördengang.

komuna.RIS Sitzungsdienst mit Ratsinformationssystem
Im Januar 2016 wurde mit dem Sitzungsdienst und Ratsinformationssystem ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und Transparenz in der Gremiumsarbeit eingeläutet. Somit hat die Digitalisierung, auch beim 24 Mitglieder umfassenden Stadtrat, Einzug gehalten. Positiver Nebeneffekt ist, dass Informationen und Beschlüsse, welche einmal zentral im System hinterlegt und gepflegt sind, auch dem interessierten Bürger zur Verfügung stehen.

„Alle 24 Stadträte nutzen das RIS"

Einführung komuna.RIS DMS
Überlegungen das laufende Geschäft digital mit einem Dokumenten Management System (DMS) abzuwickeln, waren als logischer Ausbau des Sitzungsdienstes schon länger im Hinterkopf. Nach ersten Kontakten auf der Fachmesse KOMMUNALE in Nürnberg wurde das System im Rathaus den Mitarbeitern vorgestellt.
Im Zuge der Vorbereitung und Organisation wurde der Bayerische Einheitsaktenplan mit Unterordern und Vorgängen vorab im System hinterlegt. Die Zeit im Vorfeld zu investieren und eine DMS-Projektgruppe zu gründen war ein wegweisender Schritt zur erfolgreichen Einführung, so Projektleiter Riedl. In mehreren Gruppen wurden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der fertig konfigurierten Produktiv-Umgebung geschult. Um Fragen und interne Prozesse zu optimieren, trifft sich die Projektgruppe regelmäßig. Ein laufender Austausch ist bei einem DMS essenziell, gerade um alle Abteilungen mit verschiedenen Anforderungen abzuholen und alle Mitarbeiter mitzunehmen, resümiert Herr Riedl.

Erweiterungsmöglichkeiten: DMS-Archiv, DMS-Signatur und DMS-APP
Ziel für dieses Jahr ist das DMS im Haus zu etablieren. Weitere Ausbaustufen sollen das Grundmodul Schritt für Schritt ergänzen und ausbauen. Insbesondere das nachträgliche Digitalisieren von Akten und die Überführung von Dateien aus dem Ablagesystem in den Aktenplan des DMS stehen auf der Agenda, um sukzessive ein Digitales Archiv aufzubauen.

Quellen www.wikipedia.de, Stadt Vilsbiburg, Regionalmarketing Vilsbiburg, ris.komuna.net